Obligations Contrat Une fois l'échange de jeunes approuvé, une convention financier (contrat) passe avec le bénéficiaire régit l'utilisation des fonds communautaires. Les groupes d'envoi et d'accueil s'engagent à remplir leurs obligations contractuelles. Ils doivent mettre en oeuvre le projet conformément à leur demande de subvention. Le groupe d'accueil et le groupe d'envoi partagent la responsabilité de réaliser le projet selon les spécifications de la demande de subvention et d'assurer l'évaluation et le suivi. Le groupe d'envoi a la responsabilité de justifier les frais de déplacement et, avec le groupe d'accueil, les frais de préparation des participants et de planification du projet.

La Commission Européenne ou une agence nationale peut effectuer des visites sur place pour s'assurer du respect de la totalité des obligations contractuelles. 

Si, pendant le déroulement du projet, des éléments imprévus viennent perturber sa réalisation, les partenaires doivent contacter immédiatement leurs agences nationales, ou la Commission Européenne, pour prendre les mesures qui s'imposent. 
Si le projet n'est pas mené à son terme comme prévu, l'agence nationale ou la Commission Européenne peut demander le recouvrement d'une partie ou de la totalité de la subvention.

Assurance

Les groupes d'envoi et d'accueil sont tenus de prendre une assurance pour leur groupe respectif. Celle-ci doit couvrir la maladie, l'accident, le ces, l'invalidité permanente et le rapatriement en cas de maladie grave ou d'accident. L'assurance doit également couvrir la responsabilité civile et la perte des documents d'identité et de voyage. Cette assurance devra compléter la couverture accordé par les régimes de sécurité sociale nationaux, si le jeune peut en bénéficier grâce au formulaire E111 ou un formulaire similaire. 
Il est recommande aux groupes d'envoi et d'accueil de souscrire à l'assurance contractée par la Commission Européenne, en particulier pour les organisations d'envoi qui organisent des activités de mobilise dans le contexte de la coopération avec des pays tiers. Ils peuvent toutefois également traiter avec d'autres compagnies d'assurance, pour autant que la qualité de la couverture soit la même.
Des renseignements complémentaires concernant l'assurance recommandé par la Commission Européenne peuvent être obtenus auprès des agences nationales ou des coordinateurs nationaux.