Ποιες είναι οι συμβατικές υποχρεώσεις των εταίρων; Σύμβαση Αφού εγκριθεί η ανταλλαγή νέων, η διάθεση των κοινοτικών κονδυλίων θα διέπεται από μια χρηματοπιστωτική συμφωνία (σύμβαση) με τον δικαιούχο. Οι ομάδες αποστολής και φιλοξενίας αναλαμβάνουν να εκπληρώσουν τις συμβατικές τους υποχρεώσεις. Οφείλουν να υλοποιήσουν το σχέδιο σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην αίτησή τους. Οι ομάδες φιλοξενίας και αποστολής φέρουν από κοινού την ευθύνη για την υλοποίηση του σχεδίου, όπως αυτό ορίζεται στην αίτηση, καθώς και για την αξιολόγηση και την παρακολούθηση. Η ομάδα αποστολής είναι αρμόδια για τη αιτιολόγηση των εξόδων ταξιδιού, και, σε συνεργασία με την φιλοξενούσα ομάδα, των εξόδων για την προετοιμασία των συμμετεχόντων και τον προγραμματισμό του σχεδίου. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή η Εθνική Υπηρεσία μπορούν να ελέγξουν, με επιτόπιες επισκέψεις, την προσήκουσα εκπλήρωση όλων των συμβατικών υποχρεώσεων.

Εάν, κατά την ανάπτυξη του σχεδίου, απρόβλεπτοι παράγοντες εμποδίσουν την ολοκλήρωση της συμφωνίας, οι εταίροι οφείλουν να επικοινωνήσουν αμέσως με το Εθνικό τους Γραφείο, ή με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, προκειμένου να δρομολογηθούν οι αναγκαίες δράσεις.

Σε περίπτωση αδυναμίας υλοποίησης του σχεδίου, η Εθνική Υπηρεσία ή η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα μπορούσαν να οδηγηθούν στην μερική ή ολική ανάκτηση της επιδότησης.

Ασφάλιση

Τόσο οι ομάδες αποστολής όσο και οι ομάδες φιλοξενίας είναι υποχρεωμένες να μεριμνήσουν αντίστοιχα για την ασφαλιστική κάλυψη της ομάδας τους. Η κάλυψη αυτή πρέπει να περιλαμβάνει ασθένεια, ατύχημα, θάνατο, μόνιμη αναπηρία και επαναπατρισμό σε περίπτωση σοβαρής ασθένειας ή ατυχήματος. Η ασφάλιση πρέπει επίσης να καλύπτει αστική ευθύνη και την απώλεια εγγράφων ταυτότητας και ταξιδιωτικών εγγράφων. Αυτή η ασφάλιση οφείλει να είναι συμπληρωματική εκείνης που παρέχεται από τα εθνικά συστήματα κοινωνικής ασφάλισης, αν ο νέος χαίρει της σχετικής κάλυψης βάσει του εντύπου Ε 111 ή άλλου συναφούς εντύπου.

Συνιστάται στις ομάδες αποστολής και φιλοξενίας, ιδίως στις οργανώσεις αποστολής που πραγματοποιούν δραστηριότητες κινητικότητας στο πλαίσιο συνεργασίας με τρίτες χώρες, να κάνουν χρήση της ασφάλισης για την οποία έχει συνάψει σύμβαση η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Ωστόσο, μπορούν να απευθυνθούν και σε άλλες ασφαλιστικές εταιρίες, εφόσον η κάλυψη που προσφέρουν είναι του ίδιου επιπέδου.

Πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την ασφάλιση που συνιστάται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, διατίθενται από τις Εθνικές Υπηρεσίες ή τους Εθνικούς συντονιστές.