Forpligtelser Kontrakt Når en ungdomsudveksling er blevet godkendt, vil en finansieringsaftale (kontrakt) bestemme anvendelsen af EU-tilskuddet. Sendegruppen og værtsgruppen forpligter sig til at opfylde deres kontraktmæssige forpligtelser. De skal gennemføre projektet i overensstemmelse med beskrivelsen i deres ansøgning. Både værtsgruppen og sender den udsendte gruppe, gruppen har ansvaret for at gennemføre projektet som beskrevet i ansøgningen og garantere, at evaluering og opfølgning finder sted. Sendegruppen har ansvaret for at dokumentere rejseudgifterne, og sammen med værtsgruppen dokumentere omkostningerneudgifterne til forberedelse af deltagerne og planlægning af projektet. Europa-Kommissionen eller et nationalt kontor kan gennemføre kontrolbesøg for at sikre sig, at alle kontraktmæssige forpligtelser opfyldes korrekt.

Hvis uforudsete omstændigheder under udvekslingens gennemførelse afbryder gennemførelsen, skal partnerne straks kontakte deres nationale kontorer eller Europa-Kommissionen, så der kan træffes de nødvendige foranstaltninger.

Hvis projektetudvekslingen ikke gennemføres som aftalt, kan det nationale kontor eller Europa-Kommissionen kræve en del af eller hele tilskuddet tilbagebetalt.

Forsikring

Både udsendtesendegrupper og værtsgrupper er forpligtet til at tegne forsikringer for deres respektive grupper. Disse forsikringer skal dække sygdom, ulykke, død, vedvarende handicap og tilbagesendelse til hjemlandet i tilfælde af alvorlig sygdom eller ulykke. Forsikringen skal også dække civilt ansvar og tabet af identifikations og rejsedokumenter. Denne forsikring skal være et supplement til dækningen under de nationale sociale sikringsordninger, hvis den unge nyder godt af denne i kraft af en E 111 formular eller en anden lignende formular.

Det anbefales, at de udsendte gruppersendegrupperne og værtsgrupperne bruger den forsikring, Europa-Kommissionen har indgået. Dette gælder især for udsendeorganisationer, der gennemfører mobilitetsaktiviteter som led i samarbejde med tredjelande. De kan imidlertid også bruge andre forsikringsselskaber, når blot dækningen er af samme kvalitet.

Yderligere oplysninger om den forsikring, Europa-Kommissionen anbefaler, fås fra de nationale kontorer eller de nationale koordinatorer.