Vertragspflichten Vertrag Ist ein EFD-Projekt bewilligt, so wird der Organisation, die die Bewerbung durchgeführt hat (Entsende-, Aufnahme- oder koordinierende Organisation) eine finanzielle Vereinbarung (Vertrag) übermittelt, an die sich die Projektbetreiber bei der Verwendung des Gemeinschaftszuschusses zu halten haben. Die Entsende-, Aufnahme- und oder koordinierende Organisation verpflichten sich allesamt zur Erfüllung ihrer jeweiligen vertraglichen Verpflichtungen, die in Abschnitt D.3 festgehalten sind.  Die Europäische Kommission und die Nationale Agentur sind berechtigt, sich vor Ort davon zu überzeugen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden. Darüber hinaus hat der/die Freiwillige schriftlich seine/ihre vertraglichen Verpflichtungen zu bestätigen.

Sollten im Verlauf des Projekts unvorhergesehene Entwicklungen die Erfüllung der Vereinbarung beeinträchtigen, so haben die Projektpartner unverzüglich Kontakt zu ihrer Nationalen Agentur oder zur Europäischen Kommission aufzunehmen, um eine geeignete Lösung zu finden. 

Wird das Projekt nicht wie vereinbart durchgeführt, so kann sich die Nationale Agentur oder die Europäische Kommission veranlasst sehen, den Zuschuss teilweise oder zur Ganze zurückzufordern.

Versicherung

Sämtliche Freiwilligen, die am Aktionsprogramm JUGEND teilnehmen, sind dank einer Vereinbarung der Europäischen Kommission mit einer ernannten Versicherungsgesellschaft im Fall von Krankheit, Unfall, Tod, bleibender Behinderung und der Notwendigkeit eines Rücktransports in die Heimat aufgrund eine schweren Krankheit oder eines Unfalls versichert. Diese Versicherung beinhaltet auch eine Haftpflichtversicherung sowie eine Versicherung gegen den Verlust von Ausweispapieren und Reisedokumenten und ergänzt den Schutz, den die Freiwilligen im Rahmen der nationalen Sozialversicherungssysteme (sofern vorhanden) dank des Formulars E 111 (oder eines ähnlichen Formulars) genießen.

Sämtliche Versicherungskosten werden direkt von der Europäischen Kommission übernommen und sind daher nicht Teil des Projekthaushalts.

Die Entsendeorganisation hat der Versicherungsgesellschaft frühzeitig vor Projektbeginn die Daten des/der Freiwilligen zu übermitteln. Weitere Informationen über die von der Europäischen Kommission vorgesehene Versicherung erhalten Sie bei Ihrer Nationalen Agentur oder bei den Nationalen Koordinatoren.

Visum

Die Visumbestimmungen sind in den einzelnen Programmländern unterschiedlich. Die Erfordernisse können in einer Dokumentensammlung mit dem Titel "Europa in Bewegung" nachgeschlagen werden. Ein Exemplar der betreffenden Publikation erhalten Sie bei Ihrer Nationalen Agentur oder Ihrem Nationalen Koordinator.

Die Entsende- und Aufnahmeorganisation tragen gemeinsam die Verantwortung dafür, dass alle Visumbestimmungen erfüllt sind, bevor der/die Freiwillige aufbricht. Es wird nachdrücklich empfohlen, erforderliche Sichtvermerke frühzeitig zu beschaffen, da das Verfahren mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.