Obligations contractuelles Contrat Une fois le projet SVE approuvé, l'organisation candidate (d'envoi, d'accueil ou de coordination) recevra une convention financière (contrat) régissant l'utilisation des fonds communautaires. Les organisations d'envoi, d'accueil et/ou de coordination s'engagent toutes à remplir leurs obligations contractuelles respectives, comme spécifié au point D.3.  La Commission Européenne ou une agence nationale peut effectuer des visites sur place pour s'assurer du respect de la totalité des obligations contractuelles. Le volontaire doit également confirmer ses obligations contractuelles par une déclaration écrite.

Si, pendant le déroulement du projet, des éléments imprévus viennent perturber sa réalisation, les partenaires doivent contacter immédiatement la Commission Européenne, ou leurs agences nationales, pour prendre les mesures qui s'imposent.

Si le projet n'est pas réalisé comme convenu, la Commission Européenne, ou les agences nationales, peuvent demander le recouvrement d'une partie ou de l'intégralité de la subvention.

Assurance

Grâce a une convention conclue par la Commission Européenne avec une compagnie d'assurances sélectionnée, tous les volontaires participant au programme JEUNESSE sont assurés contre la maladie, l'accident, le décès, l'invalidité permanente et le rapatriement en cas de maladie grave ou d'accident. Cette assurance couvre également la responsabilité civile et la perte des documents d'identité et de voyage et complète la protection apportée par les régimes nationaux de sécurité sociale (le cas échéant) dont atteste le formulaire E111 (ou similaire) délivré au volontaire. 
Tous les frais d'assurance sont payes directement par la Commission Européenne; ils ne sont pas incorporés dans les budgets des projets. 
L'organisation d'envoi doit transmettre à la compagnie d'assurances les coordonnées du volontaire bien avant le début du projet. Des renseignements complémentaires concernant l'assurance fournie par la Commission Européenne peuvent être obtenus auprès des agences nationales ou des coordinateurs nationaux.

Visa

Les réglementations en matière de visas varient entre les pays du programme et les conditions exactes figurent dans la collection "Moving in Europe". Veuillez contacter votre agence nationale ou votre coordinateur national pour en obtenir une copie.
Les organisations d'envoi et d'accueil partagent la responsabilité de veiller à ce que les formalités de visa soient en ordre avant le départ du volontaire. Il est fortement recommande de régler les questions de visa longtemps à l'avance, étant donné que la procédure peut prendre plusieurs semaines.