Δρομολόγηση & Υποβολή Δρομολόγηση σχεδίου Ε .Ε .Υ. Εάν είστε εθελοντής Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι ίδιοι οι εθελοντές αναλαμβάνουν την πρωτοβουλία ερχόμενοι σε επαφή με οργανώσεις αποστολής και, ορισμένες φορές, με οργανώσεις φιλοξενίας. Το πρώτο βήμα είναι να βρεθεί μια οργάνωση αποστολής, μαζί με την οποία ο εθελοντής συμβουλεύεται τη βάση δεδομένων των εγκεκριμένων οργανώσεων φιλοξενίας στο Internet (απευθυνθείτε Εθνική σας Υπηρεσία για την πρόσβαση, βλ. παράρτημα). Οι εθελοντές μπορούν επίσης να έρθουν σε επαφή με μια οργάνωση αποστολής, η οποία διατηρεί ήδη επαφή με μια οργάνωση φιλοξενίας.

Εάν είστε οργάνωση αποστολής

Μια οργάνωση αποστολής μπορεί να συμβουλευτεί τη βάση δεδομένων των οργανώσεων φιλοξενίας και η πρόσβαση είναι δυνατή με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να απευθυνθείτε Εθνική σας Υπηρεσία (βλ. παράρτημα) για λεπτομερείς πληροφορίες. Η οργάνωση αποστολής μπορεί επίσης να έρθει εκ νέου σε επαφή με εταίρους με τους οποίους έχει συνεργαστεί στο παρελθόν, υπό τον όρο ότι είναι ήδη εγκεκριμένες ως οργανώσεις φιλοξενίας Ε.Ε.Υ.

Εάν είστε οργάνωση φιλοξενίας

Πριν από την έγκριση ως οργάνωση φιλοξενίας εκδήλωση ενδιαφέροντος οργάνωσης φιλοξενίας (ΕΕΟΦ)

Όλες οι οργανώσεις φιλοξενίας πρέπει να εγκρίνονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ανεξάρτητα με τη μορφή του σχεδίου, το επίπεδο των αιτήσεων ή τη γεωγραφική διάσταση. Σαν πρώτο βήμα, η οργάνωση φιλοξενίας συμπληρώνει ένα έντυπο εκδήλωσης ενδιαφέροντος και το υποβάλλει στην Εθνική Υπηρεσία (απευθυνθείτε στην Εθνική σας Υπηρεσία για το χρόνο υποβολής του εντύπου εκδήλωσης ενδιαφέροντος). Η εκδήλωση ενδιαφέροντος οργάνωσης φιλοξενίας (ΕΕΟΦ) έχει τον διπλό στόχο να εξασφαλίζει την ποιότητα των σχεδίων ΕΕΥ και να διευκολύνει την εύρεση εταίρων. Από τη στιγμή που θα εγκριθεί η εκδήλωση ενδιαφέροντος οργάνωσης φιλοξενίας, περιλαμβάνεται στη βάση δεδομένων των οργανώσεων φιλοξενίας στο Διαδίκτυο και η οργάνωση φιλοξενίας μπορεί να αρχίσει να αναζητεί οργάνωση αποστολής και εθελοντή. Να σημειωθεί ότι η εγκεκριμένη εκδήλωση ενδιαφέροντος οργάνωσης φιλοξενίας ισχύει επί τρία χρόνια κατ' ανώτατο όριο, και όχι αποκλειστικά για ένα σχέδιο. Δεν συνεπάγεται αυτόματα ότι κάθε επόμενη αίτηση/αιτήσεις για χρηματοδότηση σχεδίων θα εγκρίνεται.

Μετά από την έγκριση ως οργάνωση φιλοξενίας

Οι ενδεχόμενοι εθελοντές και οι οργανώσεις αποστολής μπορούν να συμβουλευθούν τη βάση δεδομένων των εγκεκριμένων οργανώσεων φιλοξενίας στο Διαδίκτυο. Είναι πιθανό να επικοινωνήσει οποιοσδήποτε σε οποιαδήποτε στιγμή με την οργάνωση αποστολής για τη σύσταση εταιρικής σχέσης. Εάν, κατά την υποβολή της εκδήλωσης ενδιαφέροντος οργάνωσης φιλοξενίας, η οργάνωση φιλοξενίαςίας δηλώσει ότι έχει ήδη καταλήξει σε κάποιον εταίρο, αυτό θα αναφέρεται στη βάση δεδομένων. Στην καλύτερη περίπτωση, οι οργανώσεις φιλοξενίας απαντούν στις υποψήφιες οργανώσεις αποστολής ή τους εθελοντές εντός ενός μηνός.

Οι οργανώσεις φιλοξενίας μπορούν επίσης να αναλάβουν την πρωτοβουλία να επικοινωνήσουν με οργανώσεις που ήδη γνωρίζουν ή με τις οποίες έχουν ήδη συνεργαστεί, π.χ., στο πλαίσιο άλλων ευρωπαϊκών προγραμμάτων ή άλλων δραστηριοτήτων.

Τρόπος υποβολής αιτήσεων

Μόλις θεσπιστεί η εταιρική σχέση η οργάνωση αποστολής και η εγκεκριμένη οργάνωση φιλοξενίας πρέπει να προετοιμάσουν τις αντίστοιχες αιτήσεις του για χρηματοδότηση, συμπληρώνοντας από κοινού το έντυπο. Στη συνέχεια, η οργάνωση αποστολής διαβιβάζει το έντυπο της αίτησης για τις οργανώσεις αποστολής στην Εθνική Υπηρεσία της χώρας αποστολής. Η οργάνωση φιλοξενίας πρέπει να υποβάλει το έντυπο αίτησης για οργανώσεις φιλοξενίας στην Εθνική Υπηρεσία της χώρας φιλοξενίας. Οι δύο οργανώσεις πρέπει να τηρούν τις προθεσμίες που παρατίθενται στο κεφάλαιο B.5.

Για να δημιουργηθεί αληθινή εταιρική σχέση μεταξύ των τριών εταίρων της ΕΕΥ, οι εθελοντές πρέπει να συμμετέχουν όσο το δυνατόν περισσότερο στην προετοιμασία των αιτήσεων, αφού κατ' αυτόν τον τρόπο τους δίνεται η δυνατότητα να επηρεάσουν το περιεχόμενο του σχεδίου. Στη συνέχεια, η οργάνωση αποστολής διαβιβάζει το έντυπο της αίτησης για τις οργανώσεις αποστολής στην Εθνική Υπηρεσία της χώρας αποστολής. Στη συνέχεια, η οργάνωση φιλοξενίας διαβιβάζει το έντυπο της αίτησης για τις οργανώσεις φιλοξενίας στην Εθνική Υπηρεσία της χώρας φιλοξενίας. Οι δύο οργανώσεις πρέπει να τηρούν τις προθεσμίες που παρατίθενται στο κεφάλαιο B.5.

Για να δημιουργηθεί αληθινή εταιρική σχέση μεταξύ των τριών εταίρων της ΕΕΥ, οι εθελοντές πρέπει να συμμετέχουν όσο το δυνατόν περισσότερο στην προετοιμασία των αιτήσεων, αφού κατ' αυτόν τον τρόπο τους δίνεται η δυνατότητα να επηρεάσουν το περιεχόμενο του σχεδίου.Ένα σχέδιο μπορεί να ξεκινήσει μόνο εφόσον οι Εθνικές Υπηρεσίες των χωρών αποστολής και φιλοξενίας έχουν εγκρίνει τις δύο αιτήσεις για χρηματοδότηση. Οι εταίροι θα λάβουν τη χρηματοδότηση απευθείας από την Εθνική τους Υπηρεσία και θα ευθύνονται για όλες τις συμβατικές υποχρεώσεις και τις υποχρεώσεις υποβολής αναφοράς για το δικό τους μέρος του σχεδίου.