Contractuele verplichtingen Overeenkomst Zodra de jongerenuitwisseling is goedgekeurd, wordt er een financiële overeenkomst (contract) gesloten voor het gebruik van de communautaire middelen. De reizende en de ontvangende groep verbinden zich ertoe hun contractuele verplichtingen te zullen vervullen. Zij moeten het project uitvoeren op de wijze die zij in hun aanvraag uiteen hebben gezet. Het is de gedeelde verantwoordelijkheid van de reizende en de ontvangende groep het project zoals beschreven in de aanvraag uit te voeren en te zorgen voor de evaluatie en follow-up.

De reizende groep moet de reiskosten verantwoorden; de reizende groep en de ontvangende groep zijn samen verantwoordelijk voor de voorbereiding van de deelnemers en de planning van het project.

De Europese Commissie of een Nationaal Agentschap kan door bezoeken ter plekke controleren of aan alle contractuele verplichtingen wordt voldaan. Indien het in de loop van het project door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk is de overeenkomst volledig uit te voeren, moeten de projectpartners onmiddellijk contact met hun Nationaal Agentschap of de Europese Commissie opnemen, zodat de nodige maatregelen kunnen worden genomen.

Het niet overeenkomstig de afspraken uitvoeren van het project kan ertoe leiden dat de subsidie geheel of gedeeltelijk aan de Europese Commissie moet worden terugbetaald.

Verzekering

Zowel de reizende groepen als de ontvangende groepen zijn verplicht zich te verzekeren tegen ziekte, ongevallen, overlijden, blijvende invaliditeit en repatriëring in geval van ernstige ziekte of een ongeval. De verzekering moet ook dekking bieden tegen wettelijke aansprakelijkheid en het verlies van identiteits- en reisdocumenten. Deze verzekering moet een aanvulling zijn op het nationale stelsel voor sociale zekerheid, indien de jongere hieronder valt op grond van een E 111- of vergelijkbaar formulier. De uitzendgroepen en gastgroepen, met name uitzendorganisaties die zich met mobiliteitsactiviteiten in het kader van de samenwerking met derde landen bezighouden, wordt aanbevolen gebruik te maken van de door de Europese Commissie afgesloten verzekering. Ze kunnen echter ook een verzekering bij een andere maatschappij afsluiten, zolang deze dezelfde dekking biedt.

Voor aanvullende informatie over de door de Europese Commissie aanbevolen verzekering kunt u zich tot de Nationale Agentschappen of de nationale coördinatoren wenden.