Verplichtingen Overeenkomst Zodra het EVS-project is goedgekeurd, ontvangt de organisatie die de aanvraag heeft ingediend (de zend-, gast- of coördinerende organisatie) een financiële overeenkomst over het gebruik van de communautaire middelen.  De zendorganisaties, gastorganisaties en coördinerende organisaties verplichten zich ertoe zich aan hun respectieve, in paragraaf D.3 aangegeven contractuele verplichtingen te houden. De Europese Commissie of een Nationaal Agentschap kan door bezoeken ter plekke controleren of aan alle contractuele verplichtingen wordt voldaan. De contractuele verplichtingen moeten door de vrijwilliger schriftelijk worden bevestigd.

Indien het in de loop van het project door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk is de overeenkomst volledig uit te voeren, moeten de projectpartners onmiddellijk contact met de Europese Commissie of hun Nationaal Agentschap opnemen, zodat de nodige maatregelen kunnen worden genomen.

Het niet overeenkomstig de afspraken uitvoeren van het project kan ertoe leiden dat de subsidie geheel of gedeeltelijk aan de Europese Commissie of de Nationale Agentschappen moet worden terugbetaald.

Verzekering

Dankzij een overeenkomst tussen de Europese Commissie en een verzekeringsmaatschappij zijn alle vrijwilligers die deelnemen aan het programma JEUGD verzekerd tegen ziekte, ongevallen, overlijden, blijvende invaliditeit en repatriëring in geval van ernstige ziekte of een ongeval. Deze verzekering biedt tevens dekking tegen wettelijke aansprakelijkheid en het verlies van identiteits- en reisdocumenten en vormt een aanvulling op de dekking van het nationale socialezekerheidsstelsel (indien van toepassing) op grond van het formulier E 111 (of een vergelijkbaar formulier) dat aan de vrijwilliger is verstrekt.

Alle verzekeringskosten worden rechtstreeks door de Europese Commissie betaald en maken geen onderdeel van het projectbudget uit.

De zendorganisatie dient de gegevens van de vrijwilliger tijdig vóór de start van het project naar de verzekeringsmaatschappij te sturen en moet ook mededeling doen van eventuele veranderingen in het vrijwilligerswerk. Voor aanvullende informatie met betrekking tot de door de Europese Commissie aangegane EVS-groepsverzekering kunt u zich tot de Nationale Agentschappen of de nationale

Visa

coördinatoren wenden.De visumbepalingen verschillen per programmaland en de exacte voorwaarden zijn te vinden in een verzameling documenten getiteld "Moving in Europe". U kunt een exemplaar aanvragen bij het Nationaal Agentschap of de nationale coördinator.
Het is de gedeelde verantwoordelijkheid van de zend- en de gastorganisatie dat het benodigde visum voor vertrek van de vrijwilliger geregeld is. Het wordt sterk aanbevolen het visum lang genoeg van tevoren aan te vragen, aangezien de procedure enkele weken tot maanden kan duren.