Voorbereiding & deelname Hoe moet een EVS-project worden opgezet? Voor een vrijwilliger In de meeste gevallen nemen de vrijwilligers zelf het initiatief door de zendorganisatie en soms met de gastorganisatie te benaderen. De eerste stap is om naar een zendorganisatie te zoeken en om gezamenlijk de databank op internet raadplegen (organisatie). Voor nadere bijzonderheden kunt u contact opnemen met het Nationale Agentschap. Vrijwilligers kunnen zich ook wenden tot een zendorganisatie die reeds met een gastorganisatie in contact staat

Voor een zendorganisatie

De zendorganisatie kan de databank op internet raadplegen (organisatie). Voor nadere bijzonderheden kunt u contact opnemen met het Nationale Agentschap. Zij kan ook opnieuw contact opnemen met partners met wie zij eerder heeft samengewerkt, mits deze al zijn goedgekeurd als EVS-gastorganisatie.

Voor een gastorganisatie

Voor de goedkeuring als gastorganisatie: de "Host Expression of Interest"All host organizations must be approved by the European

Alle gastorganisaties moeten worden goedgekeurd door de Europese Commissie. Als eerste stap vult de gastorganisatie een speciaal formulier ("Host Expression of Interest") in en dient dit in bij het Nationaal Agentschap (vraag aub bij het Nationaal Agentschap na wat de deadline voor de inlevering van het formulier is). Deze "Host Expressions of Interest" hebben een tweeledig doel, namelijk de kwaliteit van de EVS-projecten waarborgen en het zoeken naar partners eenvoudiger maken. Nadat de "Host Expression of Interest" goedgekeurd is, wordt de gastorganisatie in de databank van goedgekeurde gastorganisaties opgenomen en kan de gastorganisatie naar een zendorganisatie en een vrijwilliger beginnen te zoeken. Houdt u er aub rekening mee dat een goedgekeurde "Host Expression of Interest" maximaal drie jaar geldig blijft en niet alleen voor een enkel project geldt. Wanneer goedkeuring verleend is, betekent dit niet automatisch dat ook een volgende projectaanvraag of volgende projectaanvragen voor subsidie zal/zullen worden goedgekeurd.

Na de goedkeuring als gastorganisatie

De zendorganisatie kan de databank van goedgekeurde gastorganisaties op internet raadplegen (organisatie). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het Nationale Agentschap. Een gastorganisatie kan ten alle tijde benaderd worden door mensen die een partnership willen aangaan. Indien de gastorganisatie reeds een partner heeft en dit in de "Host Expression of Interest" heeft aangegeven, wordt dit in de databank geregistreerd. Idealiter geven gastorganisaties potentiële zendorganisaties of vrijwilligers binnen een maand uitsluitsel.

Gastorganisaties kunnen ook het initiatief nemen en contact opnemen met organisaties die ze reeds kennen of waarmee ze bijvoorbeeld in verband met andere Europese programma's of andere activiteiten reeds samengewerkt hebben.

Hoe een aanvraag indienen?

Nadat er een partnerschap tot stand is gebracht, bereiden de zendorganisatie en de goedgekeurde gastorganisatie hun respectieve subsidieaanvragen voor door gezamenlijk de aanvraagformulieren in te vullen. De zendorganisatie dient vervolgens een aanvraagformulier voor zendorganisaties naar het Nationale Agentschap in het uitzendende land te sturen. De gastorganisatie dient het aanvraagformulier voor gastorganisaties in te dienen bij het Nationale Agentschap in het gastland. Beide organisaties dienen zich aan de deadlines in paragraaf B.5 te houden. Om er voor te zorgen dat er een echt partnership tussen de drie EVS-partners ontstaat, moeten de vrijwilligers zoveel mogelijk bij de uitwerking van de aanvragen betrokken worden, zodat ze invloed op de inhoud van het project kunnen uitoefenen.

Een project kan alléén doorgang vinden, als zowel het Nationale Agentschap in het uitzendende land als het Nationale Agentschap in het gastland hun goedkeuring aan de subsidieaanvragen hebben gegeven. De partners van één-op-éénprojecten ontvangen de subsidie rechtstreeks van hun Nationaal Agentschap en zijn verplicht alle contractuele en rapportageverplichtingen in verband met hun gedeelte van het project na te komen.