Obowiazki partnerow Kontrakt Po zatwierdzeniu projektu wymiany młodzieży podstawą wydatkowania funduszy Wspólnoty będzie umowa finansowa (kontrakt) z beneficjentem. Grupy wysyłające (wyjeżdżające) i przyjmujące zobowiązują się do wypełnienia obowiązków kontraktowych. Powinny one realizować projekt zgodnie z tym, co zostało podane w ich wniosku o fundusze. Grupy przyjmujące i wysyłające (wyjeżdżające) wspólnie ponoszą odpowiedzialność za realizację projektu zgodnie z wnioskiem o fundusze oraz za przeprowadzenie oceny i kontynuację. Grupa wysyłająca (wyjeżdżająca) ma obowiązek uzasadnić koszty podróży oraz – wspólnie z grupą przyjmującą – koszty związane z przygotowaniem uczestników i zaplanowaniem projektu.

Komisja Europejska i Narodowe Agencje w poszczególnych krajach mogą przeprowadzać wizyty kontrolne na miejscu w celu sprawdzenia, czy wszystkie obowiązki kontraktowe są właściwie wypełniane.

Jeżeli w trakcie projektu nieprzewidziane okoliczności zakłócają jego realizację, partnerzy powinni niezwłocznie skontaktować się ze swymi Narodowymi Agencjami lub Komisją Europejską, aby dokonać odpowiednich ustaleń.

Jeżeli projekt nie będzie realizowany zgodnie z umową, Narodowa Agencja lub Komisja Europejska może zażądać zwrotu części lub całości grantu.

Ubezpieczenie

Zarówno grupy przyjmujące, jak i grupy wysyłające (wyjeżdżające) są zobowiązane zapewnić swym uczestnikom ubezpieczenie, które musi obejmować zdarzenia takie jak choroba, wypadek, śmierć, trwałe kalectwo oraz powrót do kraju w związku z poważną chorobą lub wypadkiem, jak również odpowiedzialność cywilną i utratę dokumentów tożsamości i dokumentów podróżnych. Tego rodzaju ubezpieczenie musi stanowić uzupełnienie ubezpieczenia zapewnianego w ramach obowiązującego w danym kraju systemu ubezpieczeń społecznych.

Zarówno grupom wysyłającym (wyjeżdżającym), jak i przyjmującym zaleca się wykupienie ubezpieczenia przewidzianego w kontrakcie Komisji Europejskiej, przy czym dotyczy to w szczególności organizacji wysyłających, które prowadzą wymianę w ramach współpracy z krajami trzecimi. Ubezpieczenie można jednak również wykupić w innych firmach, jeżeli zapewniają one polisę tej samej jakości.

Dodatkowe informacje dotyczące zalecanego przez Komisję Europejską ubezpieczenia można otrzymać w Narodowych Agencjach lub u Krajowych Koordynatorów.