Zobowiazania kontraktowe Kontrakt Po zatwierdzeniu projektu w ramach Akcji Wolontariatu Europejskiego organizacja występująca o fundusze (organizacja wysyłająca, goszcząca lub koordynująca) otrzymuje umowę finansową (kontrakt) określającą zasady wydatkowania funduszy Wspólnoty. Organizacje wysyłająca, goszcząca i/lub koordynująca zobowiązują się do wypełnienia przypadających im obowiązków kontraktowych, które wymieniono w rozdziale D.3. Komisja Europejska lub właściwa Narodowa Agencja mogą przeprowadzać wizytacje na miejscu realizacji projektu w celu sprawdzenia, czy wszystkie obowiązki kontraktowe są właściwie wypełniane. Również wolontariusz musi zobowiązać się na piśmie do wypełniania swych obowiązków kontraktowych.

Jeżeli w trakcie projektu nieprzewidziane okoliczności zakłócają jego realizację, partnerzy powinni niezwłocznie skontaktować się z Komisją Europejską lub swymi Narodowymi Agencjami, aby dokonać odpowiednich ustaleń.

Jeżeli projekt nie będzie realizowany zgodnie z umową, Komisja Europejska lub Narodowa Agencja może zażądać zwrotu części lub całości grantu.

Ubezpieczenie

Na podstawie umowy zawartej przez Komisję Europejską z wyznaczoną firmą ubezpieczeniową wszyscy wolontariusze uczestniczący w Programie MŁODZIEŻ są ubezpieczeni od choroby, wypadku, śmierci i trwałego kalectwa oraz z tytułu powrotu do kraju w związku z poważną chorobą lub wypadkiem. To ubezpieczenie obejmuje również odpowiedzialność cywilną oraz utratę dokumentów tożsamości i dokumentów podróżnych; stanowi ono uzupełnienie ubezpieczenia zapewnianego w ramach obowiązującego w danym kraju systemu ubezpieczeń społecznych (jeżeli ma zastosowanie w danym przypadku) na podstawie formularza E 111 (lub podobnego formularza) wystawionego na nazwisko wolontariusza.

Wszystkie koszty ubezpieczenia pokrywa bezpośrednio Komisja Europejska, a w związku z tym nie uwzględnia się ich w budżetach projektów.

Organizacja wysyłająca ma obowiązek przesłać dane wolontariusza firmie ubezpieczeniowej z odpowiednim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem projektu, oraz na bieżąco przekazywać informacje na temat zmian w działaniach wolontariatu. Dodatkowe informacje o ubezpieczeniu grupowym dla uczestników Wolontariatu Europejskiego zapewnianym przez Komisję Europejską można uzyskać w Narodowych Agencjach lub u Krajowych Koordynatorów.

Wizy

W poszczególnych krajach programu obowiązują różne przepisy wizowe, a dokładne warunki przedstawiono w zbiorze dokumentów pt. „Jak poruszać się po Europie” (Moving in Europe). Kopię tego zbioru można otrzymać z Narodowej Agencji, od Koordynatorów Krajowych lub ze strony internetowej Programu Młodzież .

Za załatwienie wszelkich niezbędnych formalności wizowych przed wyjazdem wolontariusza odpowiadają wspólnie organizacja wysyłająca i organizacja goszcząca. Wizę należy załatwiać z dużym wyprzedzeniem, ponieważ ta procedura może potrwać nawet kilka tygodni.