Obowiazki partnerow Wolontariusz W Akcji Wolontariat Europejski mogą uczestniczyć wszyscy młodzi ludzie, którzy legalnie przebywają w jednym z krajów programu lub uprawnionym do udziału w Programie kraju trzecim (zob. rozdziały B.2 i B.3) i w momencie rozpoczynania swej służby wolontariackiej są zasadniczo w wieku od 18 do 25 lat. Przekroczenie górnego limitu wieku jest dopuszczalne na zasadzie wyjątku w przypadku młodych ludzi z mniej uprzywilejowanych środowisk, jeśli ich udział w projekcie jest odpowiednio uzasadniony, a takie wnioski rozpatruje się indywidualnie.

Nie można pobierać opłat od wolontariusza z tytułu uczestnictwa. Grant z Programu MŁODZIEŻ pokrywa koszty podróży wolontariusza oraz koszty jego ubezpieczenia, wyżywienia, zakwaterowania i niewielkiego kieszonkowego.

Wolontariusze pracują w projekcie przynoszącym korzyści społeczności lokalnej w zamian za możliwość wykorzystywania i praktycznego rozwijania swoich umiejętności, poznawania innej kultury i zdobywania umiejętności potrzebnych w życiu społecznym oraz gromadzenia wiedzy i doświadczeń stanowiących inwestycję w ich własną przyszłość. W trakcie swej pracy wolontariusze są zobowiązani uczestniczyć we wszystkich zorganizowanych dla nich szkoleniach, wykonują przydzielone im praktyczne zadania i mają działać na rzecz rozwoju goszczącej ich organizacji i społeczności.

Po zakończeniu projektu Wolontariatu Europejskiego wszyscy wolontariusze mogą otrzymać certyfikat Wolontariatu Europejskiego podpisany przez członka Komisji Europejskiej, odpowiedzialnego za Program MŁODZIEŻ. Certyfikaty te przekazują wolontariuszom Narodowe Agencje lub – w niektórych wypadkach – Komisja Europejska.

Organizacja wysyłająca

W projekcie Wolontariatu Europejskiego uczestniczy m.in. partner wysyłający, określany jako “organizacja wysyłająca”. Może nim być każda organizacja pozarządowa, stowarzyszenie, organ władz lokalnych lub inna lokalna grupa, organizacja bądź instytucja typu non-profit. Projekt Wolontariatu stwarza organizacji wysyłającej możliwość nawiązania współpracy i wymiany doświadczeń z partnerem w innym kraju programu.

Organizacja goszcząca

Wolontariat Europejski funkcjonuje dzięki temu, że szereg organizacji i instytucji oferuje wolontariuszom możliwość wykonywania pracy ochotniczej. Są to tzw. „organizacje goszczące”. Wolontariat Europejski łączy wiele różnych organizacji, projektów, organów władz lokalnych oraz innych grup i inicjatyw, a ich wkład w Wolontariat Europejski ma zasadnicze znaczenie. Goszcząc u siebie wolontariusza, organizacja goszcząca wprowadza do swej normalnej działalności nowe koncepcje i elementy interkulturowe. Za pośrednictwem wolontariusza ma ona także możliwość prowadzenia interesującej wymiany doświadczeń z organizacją wysyłającą.

Organizacją goszczącą może być każda organizacja pozarządowa, stowarzyszenie, organ władz lokalnych i inna grupa, organizacja lub inicjatywa typu “non-profit”.

Organizacje chcące uczestniczyć w projektach Wolontariatu Europejskiego w charakterze „organizacji goszczących” są zobowiązane przestrzegać następujących kryteriów:

Zadania

Wolontariusze powinni wykonywać zadania według szczegółowo określonego planu i harmonogramu. Należy również zaplanować odpowiednią ilość czasu na zintegrowanie pomysłów, kreatywności i doświadczeń wolontariusza z działaniami projektu. Czas ochotniczej pracy wolontariusza w ramach projektu powinien wynosić od 30 do 35 godzin tygodniowo (wliczając w to czas szkoleń).

Wymagane jest opracowanie szczegółowego opisu zadań zawierającego przykłady i rozkład procentowy poszczególnych działań oraz ich harmonogram na każdy tydzień.

W celu uniknięcia podwójnego finansowania oraz zapewnienia realizacji założeń Wolontariatu Europejskiego, wolontariuszowi uczestniczącemu w projekcie nie wolno wykonywać zadań, które służą innemu projektowi wspieranemu finansowo w ramach Wolontariatu Europejskiego (tzn. nie może on być odpowiedzialny za zarządzanie projektem lub za nabór lub szkolenie innych wolontariuszy uczestniczących w projektach tej Akcji).

W przypadku zadań rutynowych należy zapewnić to, że wolontariusz nie może wykonywać zadań rutynowych lub zadań pracowników zatrudnionych w danej organizacji po to, aby uniknąć zastępstwa zawodowego i/lub obciążania wolontariusza zbyt dużym zakresem odpowiedzialności. Podczas swej pracy ochotniczej wolontariusz musi podlegać nadzorowi i doradztwu doświadczonych pracowników.

Poniższe zasady ogólne dotyczą wszystkich rodzajów projektów, przy czym są szczególnie ważne dla projektów o następujących profilach:

- projekty dotyczące opieki społecznej, w których wolontariusze zajmują się szczególnymi grupami osób (dziećmi małymi i starszymi, osobami przewlekle chorymi, starszymi, niepełnosprawnymi, itd.); cała odpowiedzialność za codzienną opiekę nad tymi osobami nie może spoczywać na wolontariuszu;

- projekty edukacyjne: Wolontariat Europejski promuje ideę kształcenia nieformalnego, w jego projektach nie można realizować działań polegających na wspieraniu procesu kształcenia w systemie edukacji formalnej. Projekty realizowane w instytucjach należących do systemu kształcenia formalnego muszą dotyczyć zadań wykraczających poza stały program nauczania;

- W przypadku projektów realizowanych w biurach (np. organizacji typu ENGYO), wolontariusz powinien mieć jasno określony zakres zadań, możliwie ściśle związany z tematyką projektu.

Organizacja goszcząca jest zobowiązana do zorganizowania następujących działań: 

•          Pomoc związania z powierzonymi zadaniami

Zadania wolontariusza powinny odzwierciedlać jego indywidualne zdolności i oczekiwania, a jego pracą powinny kierować osoby, które dobrze znają powierzone mu zadania. Organizacja goszcząca ma również obowiązek skierować wolontariusza na ewaluację pośrednią organizowaną przez Narodową Agencję.

•          Pomoc i opieka indywidualna

Z myślą o uniknięciu lub rozwiązywaniu ewentualnych problemów, jakie wolontariusze mogą napotkać w życiu prywatnym bądź pracy w organizacji goszczącej, należy zapewnić im odpowiednią pomoc i opiekę indywidualną. Powinno się stworzyć im możliwość integracji w lokalnej społeczności, spotkania innych młodych ludzi, uczestniczenia w życiu towarzyskim i zajęciach rekreacyjnych itp. W miarę możliwości trzeba także zachęcać ich do kontaktów z innymi wolontariuszami pracującymi w ramach projektów Wolontariatu Europejskiego.

•          Mentor

Każda organizacja goszcząca jest zobowiązana wyznaczyć mentora (opiekuna), który odpowiadać będzie za szkolenie wolontariusza, zapewni mu indywidualną opiekę, zorganizuje dla niego kurs języka i pomaga mu rozwiązywać ewentualne problemy. Mentorem nie powinien być przełożony wolontariusza ani inna osoba zaangażowana w realizację projektu wolontariusza.

•          Nauka języka

Znajomość języka nie tylko ułatwia wolontariuszowi integrację kulturową w kraju goszczącym, ale także zapewnia mu długoterminowe korzyści. Obowiązkiem organizacji goszczącej jest stworzenie wolontariuszowi możliwości nauki języka. Forma, czas trwania i częstotliwość odbywania zajęć językowych powinny być dostosowane do potrzeb i uzdolnień wolontariusza, jego zadań przy realizacji projektu w organizacji goszczącej, oraz do możliwości samej organizacji goszczącej. Nauka języka musi być bezpłatna i włączona w przewidziany w projekcie harmonogram pracy ochotniczej wolontariusza.

•          Zakwaterowanie

Organizacja goszcząca musi zapewnić wolontariuszowi odpowiednie zakwaterowanie.

•          Wyżywienie

Organizacja goszcząca zapewnia wolontariuszowi wyżywienie lub dietę na wyżywienie.

•          Przejazdy lokalne 

Organizacja goszcząca musi zapewnić wolontariuszowi środki na transport lokalny.

•          Kieszonkowe

Organizacja goszcząca musi wypłacać wolontariuszowi tygodniowe lub miesięczne kieszonkowe (ta kwota jest uwzględniona w grancie z Programu MŁODZIEŻ).

•          Wiza

Organizacja goszcząca, wspólnie z organizacją wysyłającą, odpowiada za zapewnienie wolontariuszowi legalnego pobytu, a tym samym – za załatwienie dla niego wizy. Narodowa Agencja / Koordynatorzy Krajowi i Komisja Europejska mogą, gdy zaistnieje taka potrzeba, wystawić pisma wspierające starania wolontariusza o wizę.

Organizacja koordynująca

“Organizacją koordynującą” jest ‘parasolowa’ organizacja, która koordynuje w ramach sieci w danym kraju działania szeregu organizacji wysyłających lub goszczących. Niektóre organizacje koordynujące mają szerokie doświadczenie w dziedzinie wolontariatu i należą do sprawnie działającej sieci na szczeblu krajowym, europejskim lub międzynarodowym.

Zakres zadań organizacji koordynującej zależy od umów, jakie zawarła ona z lokalnymi organizacjami wysyłającymi lub goszczącymi. Jej podstawowym zadaniem jest nawiązanie stosunków z organizacjami goszczącymi oraz koordynowanie, planowanie i zapewnianie pomocy wolontariuszom, których kieruje do tych organizacji.

Organizacja koordynująca zobowiązuje się do wykonywania wszystkich lub części zadań administracyjnych spoczywających na organizacjach goszczących lub wysyłających. W tym wypadku fundusze z pozycji budżetowej Udział w kosztach działań organizacji goszczącej lub Udział w kosztach działań organizacji wysyłającej są dzielone między organizację goszczącą, organizację wysyłającą i organizację koordynującą (zob. rozdział D.8) zgodnie z podziałem zadań i umową między partnerami.

Organizacja koordynująca ma zasadniczo obowiązek zadbać o to, by projekt był zgodny z filozofią i zasadami Wolontariatu Europejskiego. Musi ona również zorganizować szkolenie dla wolontariuszy bądź dopilnować, by uczestniczyli oni w szkoleniach organizowanych przez Narodowe Agencje.