            |
|
Inicjacja projektu
|
Wskazówki dla organizacji goszczącej
Przed zatwierdzeniem organizacji jako goszczącej
Wszystkie organizacje goszczące muszą zostać zatwierdzone przez Komisję Europejską, niezależnie od formatu projektu, poziomu aplikacji czy skali geograficznej. Dlatego najpierw organizacja goszcząca wypełnia formularz – tzw. List Intencyjny Organizacji Goszczącej i składa go do Narodowej Agencji (terminy składania Listów Intencyjnych należy sprawdzić w Narodowej Agencji). Te Listy Intencyjne spełniają podwójną funkcję – zapewniają jakość projektu Wolontariatu Europejskiego oraz ułatwiają znalezienie partnerów. W przypadku zatwierdzenia takiego Listu Intencyjnego organizację umieszcza się w bazie danych organizacji goszczących, a sama organizacja może zacząć szukać organizacji wysyłającej i wolontariusza. Należy pamiętać, że zatwierdzony List Intencyjny zachowuje swą ważność przez okres maksymalnie trzech lat, nie dotyczy on tylko jednego projektu. Zatwierdzenie Listu Intencyjnego nie gwarantuje automatycznie zatwierdzenia wniosku(-ów) o fundusze na projekt.
Po zatwierdzeniu organizacji jako goszczącej
Potencjalni wolontariusze i organizacje wysyłające mogą przejrzeć bazę danych organizacji goszczących, dostępną w Internecie pod adresem http://europa.eu.int/comm/youth/. W sprawie szczegółów prosimy zwrócić się do Narodowej Agencji (zob. załącznik). Z organizacją goszczącą może w dowolnym czasie skontaktować się każdy, kto chciałby utworzyć grupę partnerską i nawiązać współpracę. Jeżeli organizacja goszcząca już ma partnera i powiadomiła o tym w swym Liście Intencyjnym, ta informacja będzie podana w bazie danych. Organizacje goszczące powinny odpowiadać na zapytania organizacji wysyłających i wolontariuszy w ciągu miesiąca.
Organizacje goszczące mogą również z własnej inicjatywy kontaktować się z organizacjami, które już znają lub z którymi już współpracowały, np. w ramach innych programów europejskich lub innych działań.
Jak należy składać wnioski?
Po zadeklarowaniu współpracy organizacja wysyłająca i zatwierdzona organizacja goszcząca wspólnie przygotowują odpowiednie wnioski o fundusze. Swoje wnioski organizacja wysyłająca przesyła do Narodowej Agencji w kraju wysyłającym, a organizacja goszcząca – do Narodowej Agencji w kraju goszczącym. Obie organizacje muszą przestrzegać terminów podanych w rozdziale B.5. W celu zawiązania właściwej współpracy pomiędzy wszystkimi trzema partnerami projektu, w prace nad przygotowaniem wniosków powinno się jak najszerzej włączyć samych wolontariuszy, dając im możliwość współdecydowania o treści projektu.
Projekt może zostać uruchomiony dopiero po zatwierdzeniu wniosków o fundusze przez Narodowe Agencje w kraju wysyłającym i goszczącym. Partnerzy otrzymają fundusze bezpośrednio ze swych Narodowych Agencji i będą odpowiadać za wypełnienie wszystkich obowiązków kontraktowych i sprawozdawczych związanych z ich częścią projektu.
